Aktenname

Hallo StefanF ,

ich fasse nochmal zusammen:

Frage 1:

• Du beziehst dich auf das basic archive
• Du hast diesen Doku-Abschnitt gefunden in dem im Zentraleingang eine neue Akte angelegt wird: Eine Akte in geführter Ablage anlegen
• Und hast festgestellt, dass der Button "Akte anlegen" fehlt, und ihn dann doch irgendwie gefunden.
• Dazu muss ich dir dieses Mal eine Frage stellen: Wie hast du diesen gefunden? Ich habe diesen Button nämlich auch nicht in meiner Testumgebung (agorum core Version 11.3.0 und basic archive Versionsnummer 2.0.0) und reiche den Punkt intern weiter. Meiner Meinung nach müsste dieser nämlich sofort angezeigt werden.
• Hierzu melde ich mich nochmal zurück und freue mich, wenn du mir Feedback geben könntest.

Frage 2:

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Ganz ärgerlich ist, dass der Aktenindex von Hand angelegt werden muss. Eine automatische Nummerierung wäre hilfreich.

Hier kann ich dir noch nicht ganz folgen, kannst du bitte mit Bildern dein Problem genauer erklären?

Frage 3:

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Ich habe eine neue Akte kreiert. Mit den entsprechenden Unterordnern. Wenn ich nun Erweiterungen vornehme, können die automatisch auch im Archiv erscheinen, oder wenn nicht, wie kann ich die Änderungen pro angelegter Akte hinzufügen?

Hier kann ich dir noch nicht ganz folgen, kannst du bitte mit Bildern dein Problem genauer erklären?

Frage 4:

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Wirklich interessant wird ein DMS, wenn die Ablage aus dem zentralen Eingang automatisch erfolgen kann. Gern auch mit Ansage. Das heißt, ich sehe im zentralen Eingang alle neuen Nachrichten, klicke die einzelne Nachricht an und dann auf den "Button ablegen". Das passende Script sucht sich von allein und das Dokument wird korrekt abgelegt.

Für diese Ablageart benötige ich eine Vorlage für ein Script.

Diesen Wunsch wirst du in der agorum core open dir nicht erfüllen können und zwar aus folgenden Gründen:

• Das basic archive ist nicht erweiterbar, und eine in sich geschlossene Lösung.
• Da das basic archive nicht erweiterbar ist, muss ein eigener Posteingang erstellt werden. Dies wird mit einem Workflow ermöglicht (nur in der agorum core pro enthalten), mit diesem lassen sich wunderbare Posteingangsprozesse nachbilden. Das machen wir oft für unsere Kunden. Hier ist nur zwingend wichtig, dass für eine automatische Ablage Regeln vorliegen, anhand der Automatismus weiß, wo welches Dokument abgelegt werden muss. In der Regel machen wir dies an der Verschlagwortung der Anwender fest, das bedeutet, dass diese z.B. in einem Workflowschritt ein UZ, Aktenzeichen, Dokumententyp oder ähnliches angeben. Hier gibt es aber tausende gute Ansätze und Möglichkeiten, wie dieser Prozess aussehen kann. Diese Umsetzung erfolgt zumeist mit uns oder einem unserer qualifizierter Partner. Wir setzen uns mit dem Kunden in einem Workshop zusammen und erfahren ganz genau, wie deren aktuelle Arbeitsweise ist, was deren Wunsch ist und stellen notwendige Fragen, die wir zur Umsetzung wissen müssen. Daher ist es uns möglich eine individuelle Lösung für den Kunden anzupassen, und wir seine bereits gelebte Arbeitsweise abbilden.

Hallo StefanF ,

Zu Frage 1

Super - gefunden! Danke dir - haben wir sogar dokumentiert, aber die Einstellung habe ich, ebenfalls wie du, übersehen: Einstellungen des agorum core basic archives öffnen

Zu Frage 2

Ah, jetzt verstehe ich deine Anfrage: Der Aktenident lässt sich nicht automatisiert anlegen, wie du bereits herausgefunden hast, und zwar aus folgenden Gründen: Der Ident muss keine Zahl sein, sondern stellt nur die Voraussetzung in den Raum, dass dieser einzigartig sein muss. Daher können wir keinen Automatismus anbieten. Die Zahl ist nicht hervorsagbar. Zudem sind solche Automatismen in der open nicht möglich, würden sich aber bei einem definierten, individuellen Prozess in der Pro umsetzen lassen (Wichtig: losgelöst vom basic archive).

Anbei ein paar Beispiele:

Zu Frage 3

Danke für deinen Nachtrag. Die nachträgliche Anpassung an einer Ordnerstruktur für bereits existierende Akten findet nicht statt. Auch hier liegt der Grund unter anderem an der Open. Sollte die manuellen Anpassungen deinerseits den Rahmen sprengen, wäre es theoretisch denkbar mit Workern (Worker im agorum core support tool benutzen) oder einem Cronjob (JavaScript per Cronjob ausführen) einen temporären Prozess zu konfigurieren, der dies nachzieht. Der Aufwand dies bzgl. lohnt sich aber erst bei sehr vielen Akten, da die neu zu erstellenden Ordner "hart" in das Skript eingegeben werden müssen und eine passende Suchanfrage erstellt werden muss. Das Skript greift also nur temporär, und sollte im Anschluss deaktiviert werden, damit es keine weiteren Threads verbraucht.

Hier lohnt es sich, das basic archive zuerst auf einer Testumgebung zu testen, wodurch fehlende Ordner in den Akten auffallen werden.