Dokumentation zu agorum core patorg basic

1. offizieller Beitrag

    Guten Morgen,


    laut Dokumentation zu agorum core patorg basic (siehe hier: https://agorumdocproxy.agorum.…02-11ed-80c7-005056aa0ecc) ist die revisionssichere Ablage standardmäßig deaktiviert. Dennoch werden die mittels dieses Plugins übertragenenen Dokumente automatisch schreibgeschützt, vermutlich weil ein Ablaufdatum in genau 30 Jahren für jedes Dokument vergeben wird. Bei Dokumenten, die ich z. B. im Demo-Ordner erstelle, ist/wird hingegen kein Ablaufdatum definiert.


    Angeblich kann man die revisionssichere Ablage deaktivieren, indem man den Property-Eintrag RevisionssafeActive auf false setzt. Diesen Eintrag gibt es bei uns aber nicht. Es existiert lediglich der Eintrag AuditProofActive, dessen Wert von false auf true geändert wird, wenn man in agorum oben rechts auf das Ordner-Symbol (laut Doku übrigens das Symbol mit den drei Balken) klickt und dort die Revisionssicherheit aktiviert. Es scheint also schon mindestens zwei veraltete Einträge in dieser Doku zu geben. Da ist es leider schwierig herauszufinden, weshalb die Dokumente als schreibgeschützt markiert werden und wie man das verhindern kann, wenn man nicht sicher sein kann, dass die einzige Informationsquelle auch aktuell ist.


    Über eine Aktualisierung der Doku würde ich mich daher freuen. Und falls jemand eine Idee hat, wie man verhindern kann, dass Dokumente schreibgeschützt werden, wäre ich für entsprechende Hinweise ebenfalls dankbar.


    Viele Grüße

    Thilo

    • Offizieller Beitrag

    Hallo kiefert ,


    perfekt! Danke für deine Angaben! Die Info mit dem fehlerhaften Symbol in der Doku zur Aktion "Revisionssicher setzen" habe ich bereits weitergeleitet.


    Das deine Dokumente bereits revisionssicher abgelegt werden, und das der MetaDb-Eintrag fehlt, habe ich an unsere IT gereicht. Ich hoffe, dass ich dir die Tage mehr berichten kann und erbitte etwas Geduld.


    Noch eine Zusatzinformation:

    Zitat

    Dennoch werden die mittels dieses Plugins übertragenden Dokumente automatisch schreibgeschützt, vermutlich weil ein Ablaufdatum in genau 30 Jahren für jedes Dokument vergeben wird. Bei Dokumenten, die ich z. B. im Demo-Ordner erstelle, ist/wird hingegen kein Ablaufdatum definiert.

    Der Demo-Ordner ist losgelöst, vom PatOrg-Plug-in zu sehen. Wir können in unserer Software nämlich spezielle Automatismen für bestimmte Bereiche hinterlegen. Dies betrifft in deinem Fall aktuell nur die Dokumente, die von PatOrg an agorum core gereicht werden.


    Sehe daher den Demo-Ordner als Spielwiese für eigene Tests bzgl. der Anwendung oder Administration. Sollte diese Demo-Struktur von dir später nicht mehr gebraucht werden, deinstalliere diese mit unserem Plug-in agorum core demo delete. Dieses darfst du installieren, und danach deinstallieren. Nur durch den Deinstallationsprozess wird die Demo-Struktur entfernt.

    • Offizieller Beitrag

    Hallo kiefert ,


    ich habe mich mit der IT abklären können und freue mich, dir Antworten auf deine Fragen geben zu können:


    Vorneweg: Die dir jetzt mitgeteilten Informationen werden nachträglich in die Doku übernommen, und diese somit überarbeitet.


    AuditProofActive


    Korrekt, der MetaDb-Pfad war veraltet, du hast die richtige Einstellung "AuditProofActive" gefunden! Danke für dein Feedback! 👍


    Erklärung zur revisionssicheren und nicht revisionssicheren Ablage


    Dokumente, die in dem PatOrg-Ordner unter Dateien abgelegt werden, werden immer schreibgeschützt abgelegt. Wir unterscheiden nämlich zwischen revisionssicher und benutzersicher (aka nicht revisionssicher).

    • Revisionssicher:
      • Niemand kann diese Dokumente verändern oder löschen!
      • Diese Systemflags können erst wieder entfernt werden, wenn das angegebene Ablaufdatum abgelaufen ist.
    • Benutzersicher: Kein Benutzer kann den Inhalt diese Dokumente verändern, aber ein Admin darf diese löschen oder verschieben.

    Das kannst du leicht selbst überprüfen:

    1. Melde dich als ein Benutzer mit Adminrechten an
    2. Lege ein Dokument in den PatOrg-Ordner z.B. via Drag&Drop ab
    3. Die sich öffnende Verschlagwortungsmaske kannst du wegklicken
    4. Warte ~1 Minute.
    5. Klicke dein Dokument mit der rechten Maustaste an, so dass sich das Kontextmenü öffnet
    6. Wähle diese Aktion aus: Administration > Systemflags > Systemflags - welche sind gesetzt

    Bei Benutzersicher:

    Bei Revisionssicher:


    Wie du siehst, sitzen auf allen Dokumenten auch immer contentreadonly -> niemand kann somit das Dokument bearbeiten.


    Ändern kannst du diese Einstellung nicht! Diese ist festgezurrt, und wir raten dir auch, es dabei zu belassen! Denn Änderungen von PatOrg Dokumenten in agorum core werden aktuell nicht zurückgespielt. Grund: Es liegt keine bidirektionale Schnittstelle vor.


    Das Plug-in bietet dir daher aktuell die Möglichkeit zur sicheren Archivierung und Suche.


    Demo-Ordner


    Hier habe ich dir ja bereits geschrieben, dass diese Ordnerstruktur losgelöst vom PatOrg-Plug-in zu sehen ist. Die Demo-Struktur liegt in jeder Erstinstallation vor, und dient als Spielwiese. Somit kannst du auf Testordner, wenige Testdokumente, Testuser, Test-ACLs und Test-Gruppen zugreifen, um unsere Software genauer kennenzulernen.

    Wenn ich das richtig verstehe, kann ich agorum in Verbindung mit dem Plugin also "nur" einsetzen, um Dokumente aus PatOrg benutzer- oder sogar revisionssicher abzulegen. Das wiederum bedeutet im Umkehrschluss, dass ich die weiteren Vorzüge eines DMS wie Versionierung und (gewissermaßen als Teil davon) Wiederherstellung eines gelöschten Dokuments nicht nutzen kann. D. h. das in PatOrg integrierte "DMS light" kann nicht durch agorum in Verbindung mit dem Plugin ersetzt werden, weil wir natürlich bestehende Dokumente immer wieder noch ändern müssen (Ansprüche, die ein Anwalt über mehrere Tage bearbeitet, Berichtsschreiben, die von einer Fachangestellten erstellt und vom Anwalt ergänzt werden etc.).


    Mit diesem Wissen sind die Infos auf der Seite https://www.agorum.com/patentverwaltungssoftware/ nun auch leichter zu verstehen. Gemäß dieser Seite verfügt auch das classic Plugin "nur" über eine unidirektionale Schnittstelle. Und gemäß der Doku https://agorumdocproxy.agorum.…02-11ed-80c7-005056aa0ecc gilt auch hier, dass Dokumente fast unmittelbar nach der Übergabe an agorum als revisionssicher markiert werden. Einen Einfluss hierauf haben wir in keiner der beiden Versionen. Korrekt?


    Das wäre m. E. schade, da so nur ein kleiner Teil der "relevanten" Dokumente (d. h. die, an denen aktuell gearbeitet wird und die daher besonders von Änderungen oder Löschung "gefährdet" sind) an agorum übergeben werden können, der größere Teil dieser Dokumente muss warten, bis sichergestellt ist, dass sie nicht mehr verändert werden.

    • Offizieller Beitrag

    Hallo kiefert ,


    du hast es perfekt zusammengefasst. Ich habe mich intern bei uns erkundigt, und erfahren, dass manch ein Kunde von uns sich hat Regeln erstellen lassen (patorg advanced). In dem einen Fall werden z.B. nur PDFs revisionssicher und somit unveränderbar gesetzt. Alle anderen Dokumentarten wie Word-Dokumente, etc. werden bei uns "nur" archiviert ohne durch Systemflags geschützt zu werden. Dadurch greift die Versionierung, Dokumente können bearbeitet und natürlich auch bei Löschung wiederhergestellt werden.


    In Zukunft (Zeithorizont / Roadmap ist aktuell noch gesetzt) steht eine Plug-in-Erweiterung im Raum. Dazu kann eine solche Dateiendungs-Anpassung zur Archivierung zählen.

    Besten Dank für die Informationen. Dann werden wir also wohl noch eine unbekannte Zeit lang warten müssen. Denn wenn ich das richtig in Erinnerung habe, handelt es sich bei "patorg advanced" um die frei konfigurierbare CMIS-Schnittstelle, die es ja auch schon zuvor gab. Hier ist man zwar relativ frei in der Konfiguration, allerdings ist die Einrichtung vergleichsweise zeitintensiv, weil alles von agorum-kundigen Personen von Hand eingestellt werden muss.

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