Neue Einträge im Aktenbereich der geführten Ablage erstellen

Fabian · 25. Juni 2023

Hallo,

nachdem ich schon grandiose Hilfestellung hier im Forum erhalten habe komme ich direkt mit der nächsten Frage um die Ecke

Wie kann ich Ordnersysteme, die ich extern durch eine eigene Konfiguration erstellt habe in der geführten Ablage sichtbar machen? Und wie verhält es sich mit Unterordnern (und bis zu welcher Ebene)?

Konkret: Was muss ich machen, wenn ich diesem Tutorial folge (großes Lob an dieser Stelle, tolle Videos und für Einsteiger sehr hilfreich! Ich hoffe hier auf weitere Folgen ) und den "Projects" Ordner der "agorum software GmbH" in der geführten Ablage auffindbar machen?

Vielen Dank und einen guten Start in die Woche!

annkatrin.goepfert · 30. Juni 2023

Hallo Fabian ,

ich bin mir noch unschlüssig, ob ich deine Frage korrekt verstanden habe, und brauche nochmal Unterstützung von dir

Du hast also eine eigene smart assistant Konfiguration angelegt, mit der du Akten definiert hast. Und diese Konfiguration möchtest du von einer agorum core Installation in die nächste überführen?

Fabian · 10. Juli 2023

Hallo Annkatrin,

mein Anliegen ist vermutlich für Profis ohne weiteres nicht nachvollziehbar

Mein Ziel ist es Dokumente aus dem Zentraleingang mit Hilfe der Verschlagwortung in einen Bereich, der nicht im Archiv liegt verschieben.

Im Tutorial wurde beispielsweise ein Template für Kundenakten im "Root-Verzeichnis" und nicht im "Archiv" erstellt. Wie kann ich in der Verschlagwortung die Ablageposition "Mails" innerhalb der Kundenakte sichtbar machen?

Hoffentlich hat diese Erklärung mehr Klarheit geschaffen

annkatrin.goepfert · 10. Juli 2023

Hi Fabian ,

ah das ist easy! Danke für die Erklärung. Du brauchst nicht die geführte, sondern die freie Ablage:

Anwenderdoku: Geführte Ablage vs. freie Ablage
Einstellung als Admin: Freie Ablage zulassen: agorum core basic archive einstellen

Fabian · 10. Juli 2023

Hi Annkatrin,

danke für die schnelle Antwort!

Über die freie Ablage ist es ohne Aufwand auffindbar... Meine Frage bezieht sich darauf, ob man auch in die geführte Ablage Einträge "einschleusen" kann

annkatrin.goepfert · 10. Juli 2023

Ahh.. jetzt, nein das geht leider nicht 😉

annkatrin.goepfert · 10. Juli 2023

Vllt als Erklärung noch ein Nachtrag zur "Geführte Ablage": Wir schaffen diese Darstellung nur aufgrund bestimmter Metadaten, die auf diesen Akten sitzen. Bei den normalen Ordnern fehlen diese automatisch hinterlegten Grundinfos. Daher lassen sich diese bei der geführten-Ablage nicht anzeigen.

Was du machen kannst ist beide Welten für deine Anwender vereinen und Ihnen die schnelle "Aktenablage" (Geführt) anzupreisen, und zu verraten, dass die losgelösten Akten sonst in der Freien Ablage zu finden sind. Ihnen also die Möglichkeit zu bieten, zwischen beiden Ansichten zu wählen. Weil gerade durch deinen Wunsch, entstand bei uns die "Freie Ablage". Anders lässt sich dies nicht abfangen 😉

Neue Einträge im Aktenbereich der geführten Ablage erstellen

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