Beiträge von annkatrin.goepfert

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  • Dokumentation zu agorum core patorg basic

    Hallo kiefert ,


    du hast es perfekt zusammengefasst. Ich habe mich intern bei uns erkundigt, und erfahren, dass manch ein Kunde von uns sich hat Regeln erstellen lassen (patorg advanced). In dem einen Fall werden z.B. nur PDFs revisionssicher und somit unveränderbar gesetzt. Alle anderen Dokumentarten wie Word-Dokumente, etc. werden bei uns "nur" archiviert ohne durch Systemflags geschützt zu werden. Dadurch greift die Versionierung, Dokumente können bearbeitet und natürlich auch bei Löschung wiederhergestellt werden.


    In Zukunft (Zeithorizont / Roadmap ist aktuell noch gesetzt) steht eine Plug-in-Erweiterung im Raum. Dazu kann eine solche Dateiendungs-Anpassung zur Archivierung zählen.

  • Dokumentation zu agorum core patorg basic

    Hallo kiefert ,


    ich habe mich mit der IT abklären können und freue mich, dir Antworten auf deine Fragen geben zu können:


    Vorneweg: Die dir jetzt mitgeteilten Informationen werden nachträglich in die Doku übernommen, und diese somit überarbeitet.


    AuditProofActive


    Korrekt, der MetaDb-Pfad war veraltet, du hast die richtige Einstellung "AuditProofActive" gefunden! Danke für dein Feedback! 👍


    Erklärung zur revisionssicheren und nicht revisionssicheren Ablage


    Dokumente, die in dem PatOrg-Ordner unter Dateien abgelegt werden, werden immer schreibgeschützt abgelegt. Wir unterscheiden nämlich zwischen revisionssicher und benutzersicher (aka nicht revisionssicher).

    • Revisionssicher:
      • Niemand kann diese Dokumente verändern oder löschen!
      • Diese Systemflags können erst wieder entfernt werden, wenn das angegebene Ablaufdatum abgelaufen ist.
    • Benutzersicher: Kein Benutzer kann den Inhalt diese Dokumente verändern, aber ein Admin darf diese löschen oder verschieben.

    Das kannst du leicht selbst überprüfen:

    1. Melde dich als ein Benutzer mit Adminrechten an
    2. Lege ein Dokument in den PatOrg-Ordner z.B. via Drag&Drop ab
    3. Die sich öffnende Verschlagwortungsmaske kannst du wegklicken
    4. Warte ~1 Minute.
    5. Klicke dein Dokument mit der rechten Maustaste an, so dass sich das Kontextmenü öffnet
    6. Wähle diese Aktion aus: Administration > Systemflags > Systemflags - welche sind gesetzt

    Bei Benutzersicher:

    Bei Revisionssicher:


    Wie du siehst, sitzen auf allen Dokumenten auch immer contentreadonly -> niemand kann somit das Dokument bearbeiten.


    Ändern kannst du diese Einstellung nicht! Diese ist festgezurrt, und wir raten dir auch, es dabei zu belassen! Denn Änderungen von PatOrg Dokumenten in agorum core werden aktuell nicht zurückgespielt. Grund: Es liegt keine bidirektionale Schnittstelle vor.


    Das Plug-in bietet dir daher aktuell die Möglichkeit zur sicheren Archivierung und Suche.


    Demo-Ordner


    Hier habe ich dir ja bereits geschrieben, dass diese Ordnerstruktur losgelöst vom PatOrg-Plug-in zu sehen ist. Die Demo-Struktur liegt in jeder Erstinstallation vor, und dient als Spielwiese. Somit kannst du auf Testordner, wenige Testdokumente, Testuser, Test-ACLs und Test-Gruppen zugreifen, um unsere Software genauer kennenzulernen.

  • Dokumentation zu agorum core patorg basic

    Hallo kiefert ,


    perfekt! Danke für deine Angaben! Die Info mit dem fehlerhaften Symbol in der Doku zur Aktion "Revisionssicher setzen" habe ich bereits weitergeleitet.


    Das deine Dokumente bereits revisionssicher abgelegt werden, und das der MetaDb-Eintrag fehlt, habe ich an unsere IT gereicht. Ich hoffe, dass ich dir die Tage mehr berichten kann und erbitte etwas Geduld.


    Noch eine Zusatzinformation:

    Zitat

    Dennoch werden die mittels dieses Plugins übertragenden Dokumente automatisch schreibgeschützt, vermutlich weil ein Ablaufdatum in genau 30 Jahren für jedes Dokument vergeben wird. Bei Dokumenten, die ich z. B. im Demo-Ordner erstelle, ist/wird hingegen kein Ablaufdatum definiert.

    Der Demo-Ordner ist losgelöst, vom PatOrg-Plug-in zu sehen. Wir können in unserer Software nämlich spezielle Automatismen für bestimmte Bereiche hinterlegen. Dies betrifft in deinem Fall aktuell nur die Dokumente, die von PatOrg an agorum core gereicht werden.


    Sehe daher den Demo-Ordner als Spielwiese für eigene Tests bzgl. der Anwendung oder Administration. Sollte diese Demo-Struktur von dir später nicht mehr gebraucht werden, deinstalliere diese mit unserem Plug-in agorum core demo delete. Dieses darfst du installieren, und danach deinstallieren. Nur durch den Deinstallationsprozess wird die Demo-Struktur entfernt.

  • Benutzer | Berechtigung

    Hallo KStoehr ,


    Achtung (!) mit der read-Berechtigung kannst du nichts bearbeiten oder löschen! Read steht für Lesen, das bedeutet du kannst dir die Dokumente nur anschauen.


    Wenn du Dokumente bearbeiten möchtest, dann kannst du zwischen: write, protected und all auswählen:

    • protected / geschützt: Benutzer besitzt Vollzugriff auf Objekte, die er selbst erstellt hat. Alle anderen Objekte darf er nur ansehen.
    • write / schreiben: Benutzer besitzt Vollzugriff auf Objekte, die er selbst erstellt hat. Alle anderen Objekte darf er ändern, aber nicht löschen.
    • all / Voll: Benutzer besitzt Vollzugriff auf Objekte., darf diese also bearbeiten und löschen.

    siehe auch: Eine ACL anlegen dort gibt es eine Tabelle, die dir die Rechte erklärt.

  • Wirkungsweise expirationdate und systemFlags= 2049 (revisionssicher)

    Hi zusammen,


    gut, dass du nochmal Gegenfragen gestellt hast Majob. Ich muss zurück rudern! Es tut mir echt Leid, dass ich euch die Tage falsch geantwortet habe! Ich hatte ein ganz anderes Verständnis von unseren Systemflags!


    Lasst mich euch korrekt abholen! Im Anschluss schaue ich auch nochmal unsere Dokumentation an, und korrigiere diese:


    • Annahme 1:
      • Ein Dokument besitzt keine Systemflags, aber ein Ablaufdatum
      • Ergebnis: Sobald das Ablaufdatum abgelaufen ist, greift ein Cronjob (expirationAgent), der das Dokument löscht.
    • Annahme 2:
      • Ein Dokument ist Systemflags-technisch sehr strikt gesperrt und hat KEIN Ablaufdatum
      • Ergebnis: Das Dokument behält auf ewig seine Systemflags, weil diese nicht entfernt werden können
    • Annahme 3:
      • Ein Dokument ist Systemflags-technisch sehr strikt gesperrt und hat EIN Ablaufdatum
      • Ergebnis: Wenn das Ablaufdatum abgelaufen ist, können die Systemflags abgeändert werden! Selbst "NOTDELETE" und "NOTDELETELOCK". Das Dokument wird nicht automatisch gelöscht!! Bedeutet, dass die Systemflags durchaus aktiv sind. Das Dokument kann, wegen diesen also nicht gelöscht werden, aber ihr könnt als Admins / Entwickler die Flags zu, Beispiel entfernen oder abändern. Das liegt am abgelaufenen Ablaufdatum.


    Mein Kollege oliver.schulze hat folgenden Tipp mir für euch mitgegeben:

    Zitat

    Mal angenommen ein Objekt ist SystemFlags-technisch sehr strikt gesperrt und hat ein Ablaufdatum. Sobald das Ablaufdatum erreicht/überschritten wurde, kann man das Flag wieder entfernen, sprich ab dann werden die SystemFlags wieder änderbar.


    Solange aber das Ablaufdatum erreicht wurde und das Systemflag noch drauf ist, kann der ExpirationAgent das Objekt noch nicht löschen, erst wenn das SystemFlag entfernt wurde (was ja nur geht, wenn das Ablaufdatum überschritten ist).


    Was auch noch geht: Das Ablaufdatum kann auch im "geschützten" Zustand verändert werden, aber nur zu einem höheren Ablaufdatum, nicht zu einem niedrigeren. Das heißt, man könnte einen "Worker" machen, der alle Objekte sucht, deren Standard-ExpiratiomDate überschritten ist und die via SystemFlag geschützt sind. In diesem Worker könnte man dann das SystemFlag entfernen und das normale Ablaufdatum auch entfernen.