Hallo zusammen,
in der 2. Ausgabe von agorum core Spotlight geht es heute um das Thema revisionssichere Archivierung. Jedes noch so kleine Unternehmen hat ein Archiv. Besonders wichtig ist das Archiv etwa für Steuerdokumente, welche sehr sorgfältig aufbewahrt werden müssen, dass man sie auch ja wiederfindet und am besten auch noch richtig sortiert. In einem Unternehmen, wo sich die Papierberge nur so stapeln ist das gar nicht so einfach, mit agorum core hingegen ist revisionssichere Archivierung ganz leichtgemacht! Aber was genau heißt revisionssicher eigentlich?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass diese archivierten Dokumente nicht veränderbar sind. Sie bleiben in der Version bestehen, in welcher sie auch archiviert wurden. Dafür stehen die "GoBD" Grundsätze in Deutschland, welche definieren, wie genau revisionssicher aussehen muss. Folgende Anforderungen müssen erfüllt sein, damit eine revisionssichere Archivierung GoBD-Konform ist:
- die Datei muss digital im Original vorhanden sein
- die Datei darf nicht verloren gehen
- die Datei darf im Nachhinein nicht veränderbar sein
- die Dokumente müssen jederzeit verfügbar sein
- Änderungen in der Datei sind lückenlos zu protokollieren
- die Dokumente müssen immer lesbar für das menschliche Auge bleiben
Das sind alles Auflagen, die mitunter nicht einfach umzusetzen sind. Eine DMS-Software vereinfacht diese Prozesse deutlich. Mit agorum core können diese Prozesse mit einem Fingerschnipsen erledigt werden, ganz automatisch. Im agorum core information center kann durch eine Volltextsuche ein Dokument sofort gefunden werden, ohne stundenlang Aktenberge durchgehen zu müssen oder zwingend einen Namen und Datum parat zu haben. Die komplette Digitalisierung aller Dokumente vereinfacht ebenso den ständigen Wechsel zwischen digitalen und ausgedruckten Dokumenten. Das ist umweltschonender und zudem auch kostensparend. Mit Berechtigungsstrukturen kann ebenso mit nur wenigen Klicks festgelegt werden, wer welches Dokument sehen darf und wer nicht.
agorum core ist ideal dafür geeignet eine revisionssichere Archivierung durchzuführen, da agorum core stets mit einer Wirtschaftsprüfung zusammenarbeitet, um keine Sicherheitslücken aufzuweisen. Am Anfang mag es wie ein bedeutender Mehraufwand wirken alle Dokumente einzuscannen, aber auf lange Sicht betrachtet spart ein komplett digitales Unternehmen erheblich an Ressourcen, menschlich sowie finanziell. Ebenso bietet agorum core viele Schnittstellen zu externen Programmen, sodass agorum core nicht nur eine reine Archivierungssoftware ist, sondern als Dokumentenmanagementsystem innerhalb des kompletten Unternehmens genutzt werden kann.
Mit Benefits wie Workflows, einem digitalen Posteingang und ortsunabhängigem Arbeiten bringt agorum core viele Features mit, die den Digitalisierungsprozess zusätzlich vereinfachen. Da agorum core Open Source ist, bleibt die Macht über die Software und die Dokumente jedoch stets beim Anwender selbst.
Fazit: Mit agorum core ist eine revisionssichere Archivierung von Dokumenten problemlos möglich. Darüber hinaus eignet sich arogum core ideal dafür Unternehmen zu digitalisieren und somit Prozesse zu vereinfachen und Ressourcen zu sparen.