Ordnerstruktur

  • Moin Moin,


    ich traue mich gar nicht zu fragen, aber ich glaube ich habe das Konzept noch nicht voll umfänglich erfasst.
    Wenn ich das richtig verstanden habe, dann ist das Archiv lediglich dafür da, alte Dokumente, die nicht mehr oder nur selten bearbeitet werden abzulegen.
    Es wird aber in der Doku davon gesprochen. das der Scan in den Zentraleingang erfolgen sollte, damit andere User diesen ablegen können.
    Ich erstelle nun eine Struktur, die nicht im acba liegt und für die aktuell im Umlauf und noch in Bearbeitung sind. Eine Art Work-Struktur.
    D.h. das was ich scanne (Rechnungen, Quittungen, Versorgerpreisinformationen etc.) kommt über den Zentraleingang in das Archiv.
    Die von mir angelegte Struktur findet sich dann in der Struktur des acba wieder,
    Die Dokumente, die noch in Bearbeitung sind und in den Ordner ausserhalb von acba sind, werden nach Abschluss dann mit "Verschlagwortung und Ablage" in das Archiv transferiert.

    Habe ich das so richtig verstanden?


    Ich habe jetzt für verschiedene Bereiche jeweils einen Aktenbereich im acba angelegt:
    Immobilien / Ferienhaus / Steuern / Schriftverkehr / Finanzen.
    Darunter dann jeweils max 1 Verzeichnis.
    Ist das sinnvoll? Für mich hatte ich den Vorteil gesehen, dass ich beim Ablegen direkt sehr einfach das korrekte Verzeichnis auswählen kann. Allerdings ist in den Dokus das anders dargestellt. Daher suche ich noch die Nachteile.


    Thema Wiedervorlage:
    Wenn ich bei einer Datei eine Wiedervorlage setze, dann kann ich zwar das Datum eintragen, aber keine Uhrzeit. Diese wird standardmäßig auf 00:00 gesetzt.
    Wie setze ich die Wiedervorlage richtig, d.h. mit Datum?

    Ich nutze die open in der Version 11_9_3

    Danke schonmal im Voraus.


    /Dieter

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Orpheys


    Zuerst ein kurzer Hinweis für die Community: Du sprichst gerade über das Plugin agorum core basic archive.


    In blau deine Gedanken und in schwarz meine Antwort/ Fragen 😉


    Zur Import / Bearbeitungsstruktur:

    Zitat

    Wenn ich das richtig verstanden habe, dann ist das Archiv lediglich dafür da, alte Dokumente, die nicht mehr oder nur selten bearbeitet werden abzulegen. Nein, das ist nicht der Fall. Du kannst das Archiv auch für aktuelle Dokumente einsetzen 😉 Immer davon abhängig was du erreichen möchtest. Denn du nutzt das basic archive, um deine Dokumente strukturiert ablegen zu können. Durch die Verschlagwortungsmöglichkeiten, kannst du diese dann besser finden.

    Es wird aber in der Doku davon gesprochen, dass der Scan in den Zentraleingang erfolgen sollte, damit andere User diesen ablegen können. Genau, die Idee ist, dass Anwender die entsprechenden Dokumente manuell ablegen und diese (eben zur besseren Findung) verschlagworten können.

    Ich erstelle nun eine Struktur, die nicht im acba liegt und für die aktuell im Umlauf und noch in Bearbeitung sind. Eine Art Work-Struktur. Ok 👍


    D.h. das was ich scanne (Rechnungen, Quittungen, Versorgerpreisinformationen etc.) kommt über den Zentraleingang in das Archiv. Die von mir angelegte Struktur findet sich dann in der Struktur des acba wieder, Die Dokumente, die noch in Bearbeitung sind und in den Ordner ausserhalb von acba sind, werden nach Abschluss dann mit "Verschlagwortung und Ablage" in das Archiv transferiert. Hier komme ich leicht durcheinander und bin mir unsicher, ob ich deinen Fluss verstehe:

    • Deine Work-Struktur liegt nicht unter Dateien/ agorum core basic archive. Du hast dir (so interpretiere ich das) einen Arbeitsbereich unter Dateien geschaffen, sagen wir mal "Dateien/Work"
    • Nun scannst du deine Work-Dokumente ein, die unter Dateien/ agorum core basic archive/Archiv - Zentraleingang eingehen
    • Und jetzt hänge ich, denn dann schreibst du "Die von mir angelegte Struktur findet sich dann in der Struktur des acba wieder" - aber zuvor hast du doch gesagt, dass diese nicht dort liegt - könntest du mir vllt mit Screenshots oder (Beispiel-)Pfadangaben dein Aufbau genauer erklären?



    Wiedervorlage:


  • Und jetzt hänge ich, denn dann schreibst du "Die von mir angelegte Struktur findet sich dann in der Struktur des acba wieder" - aber zuvor hast du doch gesagt, dass diese nicht dort liegt - könntest du mir vllt mit Screenshots oder (Beispiel-)Pfadangaben dein Aufbau genauer erklären?
    Alles was ich einscanne sind ja unveränderliche Daten, diese kommen direkt ins acba-Archiv.
    Ich habe aber auch Dokumente, an denen wir / ich arbeite (Nebenkostenabrechnungen, Mietverträge, Ferienhausbuchungsbestätigungen, etc). Dafür habe ich in eine Struktur ausserhalb des Archivs erstellt. Eigentlich wollte ich die Ordnerstruktur gleichhalten, damit das Ablegen einfacher ist, habe mich aber entschieden, die Struktur im Archiv sehr flach zu halten und in meiner Workstruktur tiefer verzweigt zu sein.
    '
    Alles was dann final ist, wird dann von der Workstruktur ins Archiv abgelegt und nur noch im Notfall verändert.
    Das was mich aber aktuell noch beschäftigt ist, ob ich für Mieterverwaltung / Immobilienverwaltung / Ferienhausmanagement / etc. jeweils einen eigenen Aktenbereich anlege und dann 1 bis mx 2 Unterordner mache.
    Vo
    rteil: flache Struktur im acba, Nachteil: habe ich noch nicht gefunden. Das sieht dann in etwa so aus:


    Im Archiv sind dann die Dokumente alle in einem Verzeichnis pro Ferienobjekt, in der Strukur ausserahalb des acba ist dsa etwas genauer differenziert. Für die Immobilienverwaltung hatte ich vor, das auch so zu erstellen.
    Denke ich zu kompliziert?

    Aber um das mal deutlich zu sagen: Das System ist genial. Meine Freundin und ich finden es total super.

    Danke und beste Grüße
    /Dieter

    • Offizieller Beitrag

    Hi Orpheys ,


    das klingt ja spitze! Wie großartig, dass ihr die Software euch so zu Nutze macht! Das freut mich sehr!


    Mhm.. die Antworten auf deine Fragen sind sehr subjektiv. Dem einen kann es nicht flach und grob genug sein, während andere Personen Strukturen als tolle Stütze empfinden, um sich besser zurechtzufinden und Dateien schnell zu finden. Ich habe festgestellt, dass Menschen, die viel mit Ordnerstrukturen arbeiten sich wohler mit einer tieferen / verschachtelteren Struktur fühlen als andere, die viel mit der Suche arbeiten.


    Zu kompliziert denkst du also auf keinen Fall. Die Frage ist eher:

    • Wie findet ihr euch am besten zurecht?
    • Welche Ordnerstruktur machen Sinn, damit ihr auch in ~2 Jahren (ich weiß nicht, wie lange deine Dokumente "leben" ehe sie archiviert werden - daher habe ich die Zahl einfach mal reingeworfen 😉) schnell zurechtfindet?
    • Nutzt ihr viel die Suche (was cool wäre, aber bedeutet man muss seine Gewohnheiten abändern, was nicht leicht ist) oder bevorzugt ihr Ordner?

    Und nicht zu vergessen: Man kann etwas auch "kaputt denken" und dadurch vieles komplizieren. Ich rate unseren Kunden gerne erstmal in die Testphase mit einer simplen Lösung zu gehen - Korrigieren kann man ja immer, und es ist echt schön etwas zu korrigieren von dem man selbst überzeugt ist und weiß, dass es einen Mehrwert bietet.


    Ich hoffe meine Inspiration hilft dir weiter 🤗

  • Hallo Annkatrin,


    Die flache Struktur macht es einfacher die geführte Ablage zu nutzen, sonst müsste ich für mehrere Objekte die Endpunkte des Teilbaumes unique gestalten. z.Bsp Buchungen_FS, Buchung_SWS, usw. Das erspare ich mir damit. Das würde sonst das System unübersichtlich machen.


    In der Workstruktur macht das kein Problem, ausser, dass man 2 Dokukmente (in zwei Verzeichnissen) in zwei Arbeitsschritten verschlagworten und ablegen muss (Eingangsbuchung & Buchingsbestätigung).


    Die Ferienhausdokukmente werden nach Abreise des Gastes oder periodisch nach Abschluss der Saison archiviert.

    Die variablen Daten (Schriftverkehr, etc) für die Mietobjekte werden zum Ende des Jahres archiviert, die gesannten Rechnungen direkt nach Eingang, bzw. nach Bezahlung.


    Und ja, wir werden uns nicht durch Verzeichnisse hangeln, sondern die Suche intensiv nutzen. Ich habe mich schon lange vom Ordnerdenken in Ablagen und dementsprechenden Suchvorgängen verändert.
    Meine Papierdokumente lagern schon lange ebenso nach Eingang und mit laufender Nummer versehen in einem Ordner des betreffenden Jahres.
    Wenn ich was finden muss, finde ich es im Jahresordner und demnächst in Agorum. Die Workverzeichnisse werden demnetprechend zum späteren Zeitpunkt verschlankt.

    Mir macht noch Gedanken die Datensicherung und die Wiedervorlage, bei der ich die Uhrzeit nicht einstellen kann, nur das Datum. Das ist aber ein anderer Thread.


    Ich hoffe ich habe nicht zuviel "gefaselt" und vielen Dank für die sehr gute Hilfe.


    Beste Grüße

    /Dieter

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